Standar Operasional Prosedur

STANDAR OPERASIONAL PROSEDURAL

1.   Definisi

a.     "A Standard Operating Procedure is a document which describes the regularly recurring operations relevant to the quality of the investigation. The purpose of a SOP is to carry out the operations correctly and always in the same manner. A SOP should be available at the place where the work is done"[1].

(Standar Operasional Prosedur adalah sebuah dokumen yang mendeskripsikan keteraturan penyelidikan yang relevan terhadap kualitas.  Tujuan daripada SOP ini adalah untuk melaksanakan operasional yang benar dan selalu dengan cara yang sama. Sebuah SOP harus tersedia ditempat dimana pekerjaan itu dilakukan).

b.    SOP adalah suatu set instruksi (perintah kerja) terperinci dan tertulis yang harus diikuti demi mencapai keseragaman dalam menjalankan suatu pekerjaan tertentu (detailed, written instructions to achieve uniformity of the performance of a specific function) dengan berpedoman pada tujuan yang harus dicapai[2].

Dari definisi di atas, dapat kita simpulkan bahwa SOP adalah sebuah aturan, tatacara, panduan tertulis dan terdokumentasi secara baik guna melakukan sebuah atau beberapa proses kerja untuk mencapai atau mewujudkan tujuan utama dari proses kerja tersebut. Dengan tujuan untuk melaksanakan operasional kerja dengan cara yang dan sama. 

2.     Manfaat SOP

1. Sebagai standar acuan yang digunakan oleh seluruh karyawan, baik atasan maupun bawahan dalam melakukan tugas-tugasnya sehingga lebih terarah dan tepat guna.
2. Sebagai alat untuk mengurangi faktor kesalahan dan ketidak disiplinan karyawan dalam melakukan proses kerja.
3. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas karyawan baik secara individu maupun kelompok.
4. Meningkatkan kemandirian karyawan sehingga tidak selalu tergantung pada manajemen/pimpinan dalam menjalankan tugasnya.
5. Menciptakan ukuran standar kerja yang dapat dipakai oleh karyawan dalam mengevaluasi dan memperbaiki kemampuannya.
6. Memberikan informasi mengenai peningkatan kompetensi karyawan.
7. Menciptakan keseragaman proses kerja dan kualitas produk.

3.     Ciri-ciri SOP[3]

Berdasarkan kegiatan pelayanan

1. Pemohon

Pada umumnya tidak ada kegiatan pelayanan tanpa adanya permintaan (pemohon)  customer satisfaction.

2. Inisiatif dari pihak eksternal

Inisiatif dan triger (pemicu) kegiatan pelayanan berasal dari pemohon (pihak eksternal).

3. Tidak Terencana

Umumnya kegiatan pelayanan tidak terencana karena tergantung adanya permohonan (tidak dapat diprediksi datangnya).

4. Memerlukan Syarat Tertentu

Pada kenyataannya kegiatan pelayanan bersifat limitatif sehingga memerlukan persyaratan tertentu.

Berdasarkan Kegiatan Rutin

1. Tidak diawali dari Pemohon

Pada umumnya kegiatan rutin diawali dari penanggungjawab kegiatan dan bukan dari pemohon.

2. Inisiatif dari pihak internal

Inisiatif dan triger (pemicu) kegiatan rutin berasal dariinternal (penanggung jawab kegiatan).

3. Terencana

Umumnya kegiatan rutin telah direncanakan sebelumnya(pelaksanaan tugas oleh penanggung jawab kegiatan).

4. Tidak Memerlukan Syarat Tertentu

Pada kenyataannya kegiatan rutin sudah given sehinggatidak memerlukan syarat bagi pelaksana kegiatan. Justru kalau tidak dilaksanakan memerlukan syarat tertentu.

Berdasarkan Kegiatan Penugasan

1. Diawali Perintah

Pada dasarnya kegiatan penugasan diawali denganadanya perintah dari atasan yang berwenang.

2. Inisiatif dari pihak internal

Inisiatif dan triger (pemicu) kegiatan penugasan berasaldari internal yaitu atasan yang berwenang.

3. Terencana dan/atau Tidak Terencana

Umumnya kegiatan penugasan tidak direncanakan sebelumnya karena ada kondisi tertentu, atau bisa direncanakan untuk penugasan yang bersifat reguler.

4. Tidak Memerlukan Syarat Tertentu

Umumnya kegiatan penugasan tidak memerlukan syarat tertentu. Bila tidak dilaksanakan justru memerlukan syarat tertentu.

Berdasarkan SOP Pelayanan

1. Kegiatan Awal adalah Permintaan dari PemohonPada dasarnya kegiatan pelayanan diawali denganadanya permohonan dari pengguna jasa.

2. Kegiatan Utama adalah Pemberian Pelayanan Kegiatan utamanya adalah kegiatan pelayanan olehpelaksana yang berhubungan dengan pengguna

jasa.

3. Kegiatan Akhir adalah Penerimaan Bukti/Hasil

Pelayanan kepada Pemohon. Umumnya kegiatan pelayanan b Umumnya kegiatan pelayanan berakhir padaditerimanya bukti/hasil pelayanan kepada pemohon.  Jika tidak, maka pelayanan dinyatakan belumselesai.

Catatan: Kegiatan pendokumentasian dilaksanakan sebelum bukti/hasil pelayanan diserahkan kepada Pemohon.

Berdasarkan SOP Rutin

1. Kegiatan Awal adalah kegiatan yang dilakukan olehPenanggung jawab Kegiatan

2. Kegiatan Utama adalah Pelaksanaan Kegiatan Rutin

tersebut. Kegiatan utamanya adalah kegiatan rutin yang dilakukan oleh pelaksana yang terkait dengan kegiatan utama (aktor sentral kegiatan).

3. Kegiatan Akhir adalah Pendokumentasian oleh Pelaksana Administratif. Umumnya kegiatan pendokumentasian dilakukan oleh petugas administratif tertentu yang ditunjuk.

Catatan: SOP pelayanan bila dihilangkan kegiatan awal dan akhirnya yang terkait dengan pemohon menjadi SOP Rutin.

Ciri SOP Penugasan

1. Kegiatan Awal adalah kegiatan yang dilakukandari Atasan yang berwenang memberi perintah.  Pada umumnya kegiatan penugasan diawali denganperintah dari Atasan yang berwenang.

2. Kegiatan Utama adalah pelaksanaan kegiatanpenugasan oleh yang ditugaskan.

3. Kegiatan Akhir adalah pendokumentasian olehPelaksana Administratif.  Umumnya kegiatan pendokumentasian dilakukan oleh petugas administratif tertentu yang ditunjuk.

Catatan: SOP penugasan ini memiliki unsur yang sama dengan SOP Rutin.

4.     Pedoman Penyusunan SOP Presentation Transcript[4]

TEKNIS PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN PENDAHULUAN DASAR HUKUM PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan. Pedoman ini di tetapkan sebagai acuan bagi K/L/ Pemerintah Daerah untuk menyusun Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan di lingkungan K/L/Pemda masing-masing.Rabu, 21 Maret 2012

LATAR BELAKANG Salah satu aspek penting untuk mewujudkan birokrasi yang efektif, efisien dan akuntabel dalam rangka perbaikan kinerja manajemen pemerintahan/kualitas pelayanan publik adalah dengan memperbaiki proses penyelenggaran administrasi pemerintahan melalui penyusunan dan penerapan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan.

PRINSIP PELAKSANAAN SOP

1. Konsisten. 2. Komitmen. 3. Perbaikan berkelanjutan. 4. Mengikat. 5. Seluruh unsur memiliki peran penting. 6. Terdokumentasi dengan balk.Rabu, 21 Maret 2012

RUANG LINGKUP SOP

SOP melingkupi seluruh proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan termasuk pemberian pelayanan baik pelayanan Internal maupun eksternal organisasi pemerintah yang dilaksanakan oleh unit-unit organisasi pemerintahan.Rabu, 21 Maret 2012

FORMAT SOP

1. Langkah sederhana (Simple Steps) Simple steps dapat digunakan jika prosedur yang akan disusun hanya memuat sedikit kegiatan dan memerlukan sedikit keputusan.

2. Tahapan berurutan (Hierarchical Steps) Format ini merupakan pengembangan dari simple steps. Digunakan jika prosedur yang disusun panjang, lebih dari 10 langkah dan membutuhkan informasi lebih detail, akan tetapi hanya memerlukan sedikit pengambilan keputusan Dalam hierarchical langkah- langkah yang telah diidentifikasi dijabarkan kedalam sub-sub langkah secara terperinci.Rabu, 21 Maret 2012

3. Grafik (Graphic) Jika prosedur yang disusun menghendaki kegiatan yang panjang dan spesifik, maka format ini dapat dipakai. Dalam format ini proses yang panjang tersebut dijabarkan ke dalam sub-subproses yang lebih pendek yang hanya berisi beberapa langkah.4. Diagram Alir (Flowcharts) Flowcharts merupakan format yang biasa digunakan jika dalam SOP tersebut diperlukan pengambilan keputusan yang banyak (kompleks) dan membutuhkan jawaban "ya" atau "tidak" yang akan mempengaruhi sub langkah berikutnya. Format ini juga menyediakan mekanisme yang mudah untuk diikuti dan dilaksanakan oleh para pegawai melalui serangkaian langkah-langkah sebagai hasil dari keputusan yang telah diambil.Rabu, 21 Maret 2012

SIMBOL SOP/FLOWCHART Terminator: Melambangkan dimulainya suatu prosedur Process: Melambangkan proses berjalannya suatu prosedur Decision: Melambangkan pengambilan keputusan: Ya atau Tidak Arrow: Melambangkan arah prosedur Off-page Melambangkan koneksi connector perpindahan halamanRabu, 21 Maret 2012

ANATOMI SOP

1. IDENTITAS SOP a. Halaman Judul/Cover: 1) Judul 2) Instansi/Satuan Kerja 3) Tahun pembuatan 4) Informasi lain yang diperlukan/alamat instansi b. Lembar Pengesahan Dokumen SOP c. Daftar isi. d. Penjelasan singkat penggunaanRabu, 21 Maret 2012

2. URAIAN SOP a. Nama SOP, nama prosedur kerja yang di SOP-kan; b. Satuan kerja/unit kerja; c. Nomor, nomor prosedur kerja yang di SOP-kan; d. Tanggal pembuatan, tanggal pertama kali SOP dibuat; e. Tanggal revisi, tanggal SOP direvisi; f. Tanggal efektif, tanggal mulai diberlakukan; g. Pengesahan oleh pejabat yang berwenang; h. Dasar hukum; i. Keterkaitan, keterkaitan dengan standar kerja yang lain; j. Peringatan; k. Kualifikasi personel; l. Peralatan dan perlengkapan.Rabu, 21 Maret 2012

3. FLOWCHART a. Nomor; b. Aktivitas; c. Pelaksana/aktor; d. Mutu baku berupa: - Kelengkapan; - Waktu - Output; e. Keterangan.Rabu, 21 Maret 2012

Contoh Format SOP Standar Operasional ProsedurRabu, 21 Maret 2012

D. INTEGRASI (PENERAPAN) SOP Penerapan SOP dalam praktek penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi merupakan langkah selanjutnya pada siklus SOP setelah pengembangan SOP yang menghasilkan rumusan SOP dimana secara formal ditetapkan oleh pihak pimpinan organisasi. Penerapan SOP meliputi tahapan-tahapan sistematis dimulai dari langkah memperkenalkan SOP sampai pada pengintegrasiaan SOP dalam pelaksanaan prosedur- prosedur keseharian oleh organisasi.Rabu, 21 Maret 2012

E. MONITORING DAN EVALUASI Monitoring Sebagai bagian dari proses dalam penerapan SOP, organisasi harus mempersiapkan sebuah mekanisme monitoring kinerja dan memastikan bahwa SOP telah dilaksanakan dengan baik. Salah satu kunci keberhasilan penerapan SOP adalah memonitor sampai sejauhmana setiap pelaksana menguasai SOP yang telah ditetapkan. Tujuannya adalah agar setiap pelaksana dapat bertanggungjawab atas kinerja pelaksanaan tugasnya yang dilaksanakan dengan SOP yang berlaku.Rabu, 21 Maret 2012

Evaluasi SOP secara substansial akan membantu organisasi menjadi lebih produktif. Dengan adanya SOP ini, maka organisasi telah melakukan sebuah komitmen jangka panjang dalam rangka membangun sebuah organisasi menjadi lebih efektif dan kohesif. Tidak selamanya sebuah SOP berlaku secara permanen, karena perubahan lingkungan organisasi selalu membawa pengaruh pada SOP yang telah ada. Oleh karena itulah SOP perlu secara terus menerus dievaluasi agar prosedur-prosedur dalam organisasi selalu merujuk pada akuntabilitas dan kinerja yang baik. Evaluasi, sebagai langkah tindak lanjut dari tahapan monitoring, dapat meliputi substansi SOP itu sendiri atau berkaitan dengan proses penerapannya.Rabu, 21 Maret 2012

---

[1]  Dikutip dari http://www.fao.org/docrep/w7295e/w7295e04.htm pada Minggu 14 September 2014. Pukul 07.41 Wib

[2] Dikutip dari http://hrd-forum.com/article-hrd/apa-itu-standard-operating-procedure-sop/ pada Minggu 14 September 2014. Pukul 07.45 Wib

[3] Dikutip dari http://birohukum.bappenas.go.id/data/data_presentasi/SOP%20Penyusunan%202013.pdf pada Minggu 14 September 2014, pukul 11.28 Wib

[4] Dikutip dari http://www.slideshare.net/kencanabayuaji/pedoman-penyusunan-sop pada Minggu, 14 September 2014, pukul 11.36 Wib