STANDAR
OPERASIONAL PROSEDURAL
1.
Definisi
a. "A Standard Operating Procedure is a
document which describes the regularly recurring operations relevant to the
quality of the investigation. The purpose of a SOP is to carry out the
operations correctly and always in the same manner. A SOP should be available
at the place where the work is done"[1].
(Standar Operasional Prosedur adalah sebuah dokumen yang mendeskripsikan
keteraturan penyelidikan yang relevan terhadap kualitas. Tujuan daripada SOP ini adalah untuk melaksanakan
operasional yang benar dan selalu dengan cara yang sama. Sebuah SOP harus
tersedia ditempat dimana pekerjaan itu dilakukan).
b.
SOP adalah suatu set instruksi (perintah kerja) terperinci
dan tertulis yang harus diikuti demi mencapai keseragaman dalam menjalankan
suatu pekerjaan tertentu (detailed, written instructions to achieve uniformity
of the performance of a specific function) dengan berpedoman pada tujuan yang
harus dicapai[2].
Dari definisi di atas, dapat kita simpulkan bahwa SOP adalah
sebuah aturan, tatacara, panduan tertulis dan terdokumentasi secara baik guna
melakukan sebuah atau beberapa proses kerja untuk mencapai atau mewujudkan
tujuan utama dari proses kerja tersebut. Dengan tujuan untuk melaksanakan
operasional kerja dengan cara yang dan sama.
- Sebagai standar acuan yang
digunakan oleh seluruh karyawan, baik atasan maupun bawahan dalam
melakukan tugas-tugasnya sehingga lebih terarah dan tepat guna.
- Sebagai alat untuk mengurangi
faktor kesalahan dan ketidak disiplinan karyawan dalam melakukan proses
kerja.
- Meningkatkan efisiensi dan
efektifitas karyawan baik secara individu maupun kelompok.
- Meningkatkan kemandirian
karyawan sehingga tidak selalu tergantung pada manajemen/pimpinan dalam
menjalankan tugasnya.
- Menciptakan ukuran standar
kerja yang dapat dipakai oleh karyawan dalam mengevaluasi dan memperbaiki
kemampuannya.
- Memberikan informasi mengenai
peningkatan kompetensi karyawan.
- Menciptakan keseragaman proses
kerja dan kualitas produk.
3.
Ciri-ciri SOP[3]
Berdasarkan kegiatan pelayanan
1.
Pemohon
Pada
umumnya tidak ada kegiatan pelayanan tanpa adanya permintaan (pemohon)
customer satisfaction.
2.
Inisiatif dari pihak eksternal
Inisiatif
dan triger (pemicu) kegiatan pelayanan berasal dari pemohon (pihak eksternal).
3. Tidak
Terencana
Umumnya
kegiatan pelayanan tidak terencana karena tergantung adanya permohonan (tidak
dapat diprediksi datangnya).
4.
Memerlukan Syarat Tertentu
Pada
kenyataannya kegiatan pelayanan bersifat limitatif sehingga memerlukan
persyaratan tertentu.
Berdasarkan Kegiatan Rutin
1. Tidak
diawali dari Pemohon
Pada
umumnya kegiatan rutin diawali dari penanggungjawab kegiatan dan bukan dari
pemohon.
2.
Inisiatif dari pihak internal
Inisiatif
dan triger (pemicu) kegiatan rutin berasal dariinternal (penanggung jawab
kegiatan).
3.
Terencana
Umumnya
kegiatan rutin telah direncanakan sebelumnya(pelaksanaan tugas oleh penanggung
jawab kegiatan).
4. Tidak
Memerlukan Syarat Tertentu
Pada
kenyataannya kegiatan rutin sudah given sehinggatidak memerlukan syarat bagi
pelaksana kegiatan. Justru kalau tidak dilaksanakan memerlukan syarat tertentu.
Berdasarkan Kegiatan Penugasan
1.
Diawali Perintah
Pada
dasarnya kegiatan penugasan diawali denganadanya perintah dari atasan yang
berwenang.
2.
Inisiatif dari pihak internal
Inisiatif
dan triger (pemicu) kegiatan penugasan berasaldari internal yaitu atasan yang
berwenang.
3.
Terencana dan/atau Tidak Terencana
Umumnya
kegiatan penugasan tidak direncanakan sebelumnya karena ada kondisi tertentu,
atau bisa direncanakan untuk penugasan yang bersifat reguler.
4. Tidak
Memerlukan Syarat Tertentu
Umumnya
kegiatan penugasan tidak memerlukan syarat tertentu. Bila tidak dilaksanakan
justru memerlukan syarat tertentu.
Berdasarkan SOP Pelayanan
1.
Kegiatan Awal adalah Permintaan dari PemohonPada dasarnya kegiatan pelayanan
diawali denganadanya permohonan dari pengguna jasa.
2.
Kegiatan Utama adalah Pemberian Pelayanan Kegiatan utamanya adalah kegiatan
pelayanan olehpelaksana yang berhubungan dengan pengguna
jasa.
3.
Kegiatan Akhir adalah Penerimaan Bukti/Hasil
Pelayanan
kepada Pemohon. Umumnya kegiatan pelayanan b Umumnya kegiatan pelayanan
berakhir padaditerimanya bukti/hasil pelayanan kepada pemohon. Jika tidak, maka pelayanan dinyatakan belumselesai.
Catatan: Kegiatan pendokumentasian dilaksanakan sebelum
bukti/hasil pelayanan diserahkan kepada Pemohon.
Berdasarkan SOP Rutin
1.
Kegiatan Awal adalah kegiatan yang dilakukan olehPenanggung jawab Kegiatan
2.
Kegiatan Utama adalah Pelaksanaan Kegiatan Rutin
tersebut.
Kegiatan utamanya adalah kegiatan rutin yang dilakukan oleh pelaksana yang
terkait dengan kegiatan utama (aktor sentral kegiatan).
3.
Kegiatan Akhir adalah Pendokumentasian oleh Pelaksana Administratif. Umumnya
kegiatan pendokumentasian dilakukan oleh petugas administratif tertentu yang
ditunjuk.
Catatan: SOP pelayanan bila dihilangkan kegiatan
awal dan akhirnya yang terkait dengan pemohon menjadi SOP Rutin.
Ciri SOP Penugasan
1.
Kegiatan Awal adalah kegiatan yang dilakukandari Atasan yang berwenang memberi
perintah. Pada umumnya kegiatan
penugasan diawali denganperintah dari Atasan yang berwenang.
2.
Kegiatan Utama adalah pelaksanaan kegiatanpenugasan oleh yang ditugaskan.
3.
Kegiatan Akhir adalah pendokumentasian olehPelaksana Administratif. Umumnya kegiatan pendokumentasian dilakukan oleh
petugas administratif tertentu yang ditunjuk.
Catatan: SOP penugasan ini memiliki unsur yang sama
dengan SOP Rutin.
TEKNIS PENYUSUNAN STANDAR
OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN PENDAHULUAN DASAR HUKUM
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman
Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan. Pedoman ini
di tetapkan sebagai acuan bagi K/L/ Pemerintah Daerah untuk menyusun Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan di lingkungan K/L/Pemda
masing-masing.Rabu, 21 Maret 2012
LATAR BELAKANG Salah
satu aspek penting untuk mewujudkan birokrasi yang efektif, efisien dan
akuntabel dalam rangka perbaikan kinerja manajemen pemerintahan/kualitas
pelayanan publik adalah dengan memperbaiki proses penyelenggaran administrasi
pemerintahan melalui penyusunan dan penerapan Standar Operasional Prosedur
(SOP) Administrasi Pemerintahan.
PRINSIP PELAKSANAAN SOP
1.
Konsisten. 2. Komitmen. 3. Perbaikan berkelanjutan. 4. Mengikat. 5. Seluruh
unsur memiliki peran penting. 6. Terdokumentasi dengan balk.Rabu, 21 Maret 2012
RUANG LINGKUP SOP
SOP
melingkupi seluruh proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan termasuk
pemberian pelayanan baik pelayanan Internal maupun eksternal organisasi
pemerintah yang dilaksanakan oleh unit-unit organisasi pemerintahan.Rabu, 21
Maret 2012
FORMAT SOP
1.
Langkah sederhana (Simple Steps) Simple steps dapat digunakan jika prosedur
yang akan disusun hanya memuat sedikit kegiatan dan memerlukan sedikit
keputusan.
2.
Tahapan berurutan (Hierarchical Steps) Format ini merupakan pengembangan dari
simple steps. Digunakan jika prosedur yang disusun panjang, lebih dari 10
langkah dan membutuhkan informasi lebih detail, akan tetapi hanya memerlukan
sedikit pengambilan keputusan Dalam hierarchical langkah- langkah yang telah
diidentifikasi dijabarkan kedalam sub-sub langkah secara terperinci.Rabu, 21
Maret 2012
3.
Grafik (Graphic) Jika prosedur yang disusun menghendaki kegiatan yang panjang
dan spesifik, maka format ini dapat dipakai. Dalam format ini proses yang
panjang tersebut dijabarkan ke dalam sub-subproses yang lebih pendek yang hanya
berisi beberapa langkah.4. Diagram Alir (Flowcharts) Flowcharts merupakan
format yang biasa digunakan jika dalam SOP tersebut diperlukan pengambilan
keputusan yang banyak (kompleks) dan membutuhkan jawaban "ya" atau
"tidak" yang akan mempengaruhi sub langkah berikutnya. Format ini
juga menyediakan mekanisme yang mudah untuk diikuti dan dilaksanakan oleh para
pegawai melalui serangkaian langkah-langkah sebagai hasil dari keputusan yang
telah diambil.Rabu, 21 Maret 2012
SIMBOL
SOP/FLOWCHART Terminator: Melambangkan dimulainya suatu prosedur Process:
Melambangkan proses berjalannya suatu prosedur Decision: Melambangkan
pengambilan keputusan: Ya atau Tidak Arrow: Melambangkan arah prosedur Off-page
Melambangkan koneksi connector perpindahan halamanRabu, 21 Maret 2012
ANATOMI SOP
1.
IDENTITAS SOP a. Halaman Judul/Cover: 1) Judul 2) Instansi/Satuan Kerja 3)
Tahun pembuatan 4) Informasi lain yang diperlukan/alamat instansi b. Lembar
Pengesahan Dokumen SOP c. Daftar isi. d. Penjelasan singkat penggunaanRabu, 21
Maret 2012
2.
URAIAN SOP a. Nama SOP, nama prosedur kerja yang di SOP-kan; b. Satuan
kerja/unit kerja; c. Nomor, nomor prosedur kerja yang di SOP-kan; d. Tanggal
pembuatan, tanggal pertama kali SOP dibuat; e. Tanggal revisi, tanggal SOP
direvisi; f. Tanggal efektif, tanggal mulai diberlakukan; g. Pengesahan oleh
pejabat yang berwenang; h. Dasar hukum; i. Keterkaitan, keterkaitan dengan
standar kerja yang lain; j. Peringatan; k. Kualifikasi personel; l. Peralatan
dan perlengkapan.Rabu, 21 Maret 2012
3.
FLOWCHART a. Nomor; b. Aktivitas; c. Pelaksana/aktor; d. Mutu baku berupa: -
Kelengkapan; - Waktu - Output; e. Keterangan.Rabu, 21 Maret 2012
Contoh
Format SOP Standar Operasional ProsedurRabu, 21 Maret 2012
D. INTEGRASI (PENERAPAN)
SOP Penerapan SOP dalam praktek penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi
merupakan langkah selanjutnya pada siklus SOP setelah pengembangan SOP yang
menghasilkan rumusan SOP dimana secara formal ditetapkan oleh pihak pimpinan
organisasi. Penerapan SOP meliputi tahapan-tahapan sistematis dimulai dari
langkah memperkenalkan SOP sampai pada pengintegrasiaan SOP dalam pelaksanaan
prosedur- prosedur keseharian oleh organisasi.Rabu, 21 Maret 2012
E. MONITORING DAN EVALUASI
Monitoring Sebagai bagian dari proses dalam penerapan SOP, organisasi harus
mempersiapkan sebuah mekanisme monitoring kinerja dan memastikan bahwa SOP
telah dilaksanakan dengan baik. Salah satu kunci keberhasilan penerapan SOP
adalah memonitor sampai sejauhmana setiap pelaksana menguasai SOP yang telah
ditetapkan. Tujuannya adalah agar setiap pelaksana dapat bertanggungjawab atas
kinerja pelaksanaan tugasnya yang dilaksanakan dengan SOP yang berlaku.Rabu, 21
Maret 2012
Evaluasi
SOP secara substansial akan membantu organisasi menjadi lebih produktif. Dengan
adanya SOP ini, maka organisasi telah melakukan sebuah komitmen jangka panjang
dalam rangka membangun sebuah organisasi menjadi lebih efektif dan kohesif.
Tidak selamanya sebuah SOP berlaku secara permanen, karena perubahan lingkungan
organisasi selalu membawa pengaruh pada SOP yang telah ada. Oleh karena itulah
SOP perlu secara terus menerus dievaluasi agar prosedur-prosedur dalam organisasi
selalu merujuk pada akuntabilitas dan kinerja yang baik. Evaluasi, sebagai
langkah tindak lanjut dari tahapan monitoring, dapat meliputi substansi SOP itu
sendiri atau berkaitan dengan proses penerapannya.Rabu, 21 Maret 2012
[1] Dikutip dari http://www.fao.org/docrep/w7295e/w7295e04.htm
pada Minggu 14 September 2014. Pukul 07.41 Wib
[2]
Dikutip dari http://hrd-forum.com/article-hrd/apa-itu-standard-operating-procedure-sop/
pada Minggu 14 September 2014. Pukul 07.45 Wib
[3] Dikutip
dari http://birohukum.bappenas.go.id/data/data_presentasi/SOP%20Penyusunan%202013.pdf
pada Minggu 14 September 2014, pukul 11.28 Wib
[4] Dikutip
dari http://www.slideshare.net/kencanabayuaji/pedoman-penyusunan-sop
pada Minggu, 14 September 2014, pukul 11.36 Wib